Voor wie?

Dit coachingstraject is geschikt voor cliënten die leiding geven aan een team met een gezamenlijke doelstelling. Als het team niet naar behoren functioneert kunnen in dit traject de knelpunten worden geanalyseerd en opgelost. 

Doel

De cliënt is in staat om de samenwerking binnen zijn team te onderzoeken. Hij weet precies wanneer het teamproces goed verloopt en wanneer er ingegrepen moet worden. Als het nodig is kan de cliënt passende interventies inzetten.

Dit coachingstraject is praktijkgericht. Na het lezen van korte informatieve teksten maakt de cliënt een plan van aanpak voor het oefenen in de praktijk. Het geleerde wordt meteen toegepast op de werkvloer. Tijdens het traject krijgt de cliënt inzicht in de eigen sterke punten en valkuilen. 

De volgende onderdelen komen aan bod:
 

• Groepsgericht leidinggeven in kaart

De cliënt krijgt informatie over groepsgericht leidinggeven, hoe dit effectiever kan en waar mogelijke valkuilen zitten, en brengt zijn huidige manier van begeleiden in kaart.

• Context en doelen

De cliënt gaat analyseren hoe zijn team functioneert aan de hand van het teamdoelmatigheidsmodel. Eerst wordt de context geanalyseerd en vervolgens worden er doelstellingen geformuleerd.

• Taken en rollen

De taakverdeling van een team hangt af van de doelstellingen. In dit onderdeel wordt aandacht besteed aan het verdelen van taken en rollen. De cliënt krijgt middels een oefening meer inzicht in de huidige rol- en taakverdeling van het team en bekijkt waar er verbeteringen kunnen worden aangebracht.

• Procedures

Het belang van duidelijke procedures voor de samenwerking wordt besproken. De cliënt krijgt meer inzicht in de huidige procedures en bekijkt hoe deze, indien nodig, verbeterd kunnen worden.

• Persoonlijke verhoudingen

Hoe gaan de mensen in het team met elkaar om? Hoe kan er een sfeer van openheid en vertrouwen gecreëerd worden? De cliënt brengt de huidige verhoudingen in kaart en gaat na wat er verbeterd kan worden.

• Evaluatie

In dit onderdeel maakt de cliënt inzichtelijk wat er geleerd is en wat er nodig is om verder te ontwikkelen in het groepsgericht leidinggeven.
 
Voorbeeld uit ‘context en doelen’

Voorbeeld Context Anke, 48 jaar, werkt bij een bedrijf dat kantoormeubelen verkoopt. Het team waaraan zij leiding geeft, bestaat uit telefonistes en magazijnmedewerkers. Context 1. Wat heb je gedaan om de context van je team in kaart te brengen? Wie heb je vragen gesteld? Welke documenten heb je geraadpleegd? Ik heb mijn agenda gecheckt voor de vaste wekelijkse afspraken. Bovendien heb ik de manager van de klantenservice gevraagd naar diens blik op de zaak. Tot slot heb ik 1 telefoniste (die met de meeste ervaring) en 1 magazijnmedewerker elk 10 minuten gesproken. 2. Beschrijf de context van je team. Wat is de opgave van het team? Wie is de opdrachtgever? Wat zijn de verantwoordelijkheden en bevoegdheden? Zijn ze in balans? Hoe groot is de groep, bevalt deze grootte? Is de rest van de organisatie betrokken bij jouw team? Mijn team is verantwoordelijk voor het klaarzetten van de binnengekomen orders. De telefonistes ontvangen de bestellingen van de klanten, en de magazijnmedewerkers zetten de producten klaar zodat die met de vrachtwagens mee kunnen. Er zijn 4 fulltime telefonistes en 8 magazijnmedewerkers. Deze grootte is prima. Het komt voor dat klanten vragen om korting of dat ze het op de rekening willen laten zetten. Mijn telefonistes hebben niet de bevoegdheid om deze toezeggingen te doen, maar ik wel. Dit levert geen problemen op. Omdat wij veel met klanten te maken hebben, hebben wij regelmatig contact met de klantenservice. Zij vragen soms gegevens aan ons, en 1 keer in de 2 weken heb ik overleg met de manager van de klantenservice.

 

Voorbeeld uit ‘procedures’

Oefening 1. Wat heb je gedaan om de huidige procedures van je team in kaart te brengen? Wie heb je vragen gesteld? Welke documenten heb je geraadpleegd? Wederom de handleiding doorgenomen. Eén magazijnmedewerker vroeg ik of de procedures op dit moment ook zo in de praktijk worden gebracht. Dat bleek zo te zijn. 2. Hoe is het nu? Wat zijn de procedures? Zijn alle belangrijke aandachtspunten opgenomen in de procedures? Leeft iedereen de regels na? Waarom wel of niet? Kan er, indien nodig, soepel met de regels worden omgegaan? De procedures zijn simpel. Iedereen doet zijn werk. Als er vertraging is opgelopen of er komt een klacht binnen, dan bespreken we dat in het wekelijkse werkoverleg. Samen kijken we waar het mis is gelopen en hoe het de volgende keer voorkomen kan worden. Deze aanpak bevalt iedereen. Door de nieuwe taken en rollen moeten de procedures aangepast worden. Wanneer roep je andermans hulp in? Hoe overleg je dat en met wie? Er wordt soepel met de regels om gegaan en iedereen leeft ze na. 3. Wat ga je doen? Wat ga je concreet verbeteren aan de procedures? Waarom? Wat hoop je ermee te bereiken? Hoe ga je dat doen? Als er volgens jou geen verbeterpunten liggen, geef dan aan waarom niet. Omdat beide groepen elkaar af en toe bij moeten gaan springen, moet in de procedures komen wanneer dat gebeurt. Ook leggen we vast hoe de behoefte aan hulp gecommuniceerd wordt. Om de teamleden betrokken te krijgen, laat ik hen meedenken over hoe dit aan te pakken.